Hombre, Ciencia y Tecnología ISNN: 1028-0871 Vol. 29, No. 4, oct-dic, pp. 49-58, 2025  
Programa de superación para asesorar a los directivos y secretarias en la gestión  
documental en la protección al medio ambiente  
Development program to advice managers and secretaries on document management  
in environmental protection  
Autor: Lic. María Magdalena Benítez-Oconor, https://orcid.org/0009-0009- 8864-3222  
Filiación Institucional: Universidad de Guantánamo. Carretera de Jamaica Km1/2,  
Guantánamo - Cuba  
E-mail: mariab@cug.co.cu  
Fecha de Recibido: 21 jul. 2025  
Fecha de Aprobado: 19 sept. 2025  
Resumen  
Abstract  
En el trabajo se propone un programa de  
superación que contribuye a solucionar la  
insuficiente preparación que tienen los  
directivos y secretarias en las instituciones  
y que afectan la integridad del documento  
en soporte físico y el cuidado del medio  
ambiente. Se aplicaron métodos y técnicas  
que permitieron describir el problema  
diagnosticado. El trabajo tiene como  
This paper proposes an improvement  
program that contributes to addressing the  
insufficient training of managers and  
secretaries in institutions, which affects the  
integrity  
of  
physical  
records  
and  
environmental protection. Methods and  
techniques were applied to describe the  
diagnosed problem. The paper aims to  
develop an improvement program that  
contributes to advising managers and  
secretaries, thereby promoting values  
objetivo  
elaborar  
un  
programa  
de  
superación que contribuya a la asesoría de  
directivos y secretarias, de modo que  
permita fomentar los valores en la  
conservación de los documentos y el  
cuidado del medio ambiente. Teniendo en  
cuenta la posible vinculación de los  
microorganismos y el riesgo biológico que  
existen en los archivos. Se ofrece como  
resultado principal el mejoramiento en el  
conocimiento de la Gestión Documental, el  
cambio en la relación de los Archivos de  
Gestión y Central, así como la aplicación  
related  
environmental  
account the  
microorganisms and biological risk in  
archives. The main results are an  
to  
record  
protection,  
possible  
preservation  
taking  
link  
and  
into  
between  
improvement in knowledge of Record  
Management, a change in the relationship  
between  
Management  
and  
Central  
Archives, as well as the application of legal  
documents and their preservation in printed  
format.  
de  
los  
documentos  
jurídicos  
y
su  
conservación en formato impreso.  
Keywords:  
Preservation;  
Program;  
Palabras clave: Conservación; Programa;  
Documents; Environment  
Documentos; Medio ambiente  
- 49 -  
Hombre, Ciencia y Tecnología ISNN: 1028-0871 Vol. 29, No. 4, oct-dic, pp. 49-58, 2025  
Introducción  
Es importante organizar e implementar programas educativos que ayuden a la asesoría de  
los directivos y secretarias en los temas necesarios que contribuyen a que su institución  
garantice la integración física de los documentos, preserve la historia de su institución y  
proteja el medio ambiente.  
La Gestión Documental posee gran importancia en los procesos directivos, ya que los  
archivos donde se guardan los documentos, a corto y largo plazo, necesitan ser conservados  
y resguardados por las instituciones; ahí entra la preparación del personal calificado para  
ello, dígase, secretarias y gestores documentales, ya que el deterioro de los documentos y  
aparición de las plagas que contaminan al medio ambiente, es una problemática a resolver.  
El artículo refiere la problemática desde su estado actual y el deseado, donde presenta un  
programa de superación que permitirá elevar el nivel de preparación de los directivos y  
secretarias en las diferentes instituciones. El control de plagas es imprescindible a través del  
plan de prevención, y el trabajo en conjunto con el Departamento de Gestión Documental de  
la Delegación Provincial de Ciencia Tecnología Medio Ambiente (CITMA) en Guantánamo.  
Teniendo en cuenta que todas las instituciones tienen archivo de gestión que es donde se  
crean los documentos y según se expresa en el Decreto Ley 3 de 2020 (Sistema Nacional de  
Gestión Documental y Archivo de la República de Cuba) debe de archivarse durante 5 años,  
independientemente de los de valor permanente, decidido por el jefe inmediato superior, que  
deberán conservarse hasta 25 años.  
El estado actual del problema consiste en el desconocimiento de la labor del gestor  
documental, la no aplicación de las normas jurídicas, poca preparación en el tema de  
referencia, la no transferencia al archivo central, creando contaminación ambiental y de  
plagas que producen el deterioro y desaparición física del documento, enfermedades en los  
especialistas y técnicos que laboran en estos archivos, lo cual evidencia el incumplimiento  
de lo expresado en la Resolución 201 de 2020 (Lineamientos Generales para la  
Conservación de la Fuentes Documentales de la República de Cuba).  
- 50 -  
Hombre, Ciencia y Tecnología ISNN: 1028-0871 Vol. 29, No. 4, oct-dic, pp. 49-58, 2025  
El estado deseado es que al existir y poner en práctica un programa de asesoría que permita  
a los directivos y secretarias en las instituciones, elevar el nivel de preparación en el tema de  
Gestión Documental, garantizará: la conservación al patrimonio documental, la protección al  
medio ambiente y a los gestores documentales.  
El trabajo tiene como objetivo elaborar un programa de superación que contribuya a la  
asesoría de directivos y secretarias que permitirá fomentar los valores en el cuidado y  
conservación de los documentos y del medio ambiente.  
De acuerdo con los documentos consultados, se evidencia que existe una estrecha relación  
entre Gestión Documental y Medio Ambiente, ya que disminuye la contaminación, garantiza  
el bienestar, satisface la necesidad del presente sin comprometer el futuro, y crea una  
estrategia con la finalidad de asegurar un mayor impacto de la actividad archivística y el  
medio ambiente. Aquí radica la importancia del trabajo.  
El programa aporta los contenidos de  
la Gestión Documental, los riesgos biológicos, así  
como herramientas necesarias para la toma de decisiones y medidas responsables durante  
el desarrollo del trabajo, transmitiendo una educación ambiental, control en el manejo de  
plagas, minimizar el daño a los documentos, a los gestores y al medio ambiente.  
La investigación científica es un proceso dialéctico, que construye el conocimiento con un  
carácter consciente y metódico en la búsqueda de referentes y de solución, lo cual permite  
describir, explicar y transformar el objeto de análisis, a través de la aplicación de diferentes  
métodos y técnicas.  
Se diagnosticó que a pesar del trabajo realizado por el CITMA se hace necesario continuar  
haciendo énfasis en la preparación que demanda el tema.  
Materiales y métodos  
Los métodos y técnicas aplicadas permitieron detectar el estado actual del problema y su  
influencia negativa en el medio ambiente, a continuación, se presenta el resultado.  
- 51 -  
Hombre, Ciencia y Tecnología ISNN: 1028-0871 Vol. 29, No. 4, oct-dic, pp. 49-58, 2025  
Se utilizaron los siguientes métodos:  
Histórico lógico: que permitió analizar el conocimiento parcial que poseen los directivos y  
las secretarias, demostrando la necesidad de asesoría en el tema.  
Análisis y síntesis: permitió determinar los elementos esenciales en torno a la revisión de  
documentos, de locales, instrumentos archivísticos, de control y la conservación.  
Inducción-deducción: se utilizó para conocer los elementos psicopedagógicos necesarios  
para logar un mejor nivel de asimilación.  
Estudio documental: fue utilizado para conocer el estado actual de los conocimientos que  
poseen los directivos y secretarias, en los documentos básicos, tales como: expediente  
único, expediente archivístico, elaborados con series y subseries, cuadro de clasificación, el  
Manual de Procedimientos para el Tratamiento Documental, el plan de prevención y la tabla  
de retención. Además, se revisó el marco legal como los Decretos Ley 3 y del 2020, las  
Resoluciones Ministeriales 201y 202 del 2020.  
En el nivel empírico: se utilizaron entrevistas para conocer las dificultades, debilidades y  
fortalezas de los directivos y las secretarias en el tema de referencia.  
Observación: se realizó con el propósito de observar el estado de conservación de los  
documentos, de los locales, el modo de desempeñar la actividad y cómo influye  
negativamente en el medio ambiente.  
Teniendo en cuenta qué programa de asesoría es el documento que permite organizar y  
detallar el proceso pedagógico, se procedió a su elaboración según instrucción no.1, de  
postgrado, el cual se presenta a continuación:  
Objetivo general  
Explicar los diferentes procesos que se desarrollan en la Gestión Documental, a través de un  
sistema de temas para contribuir a la conservación de documentos y del medio ambiente.  
- 52 -  
Hombre, Ciencia y Tecnología ISNN: 1028-0871 Vol. 29, No. 4, oct-dic, pp. 49-58, 2025  
Objetivos específicos  
Caracterizar el curso a través de los elementos básicos para asentar la base  
Explicar el marco legal a través de los subtítulos.  
Explicar el trabajo con los documentos y su conservación a través de su procedimiento  
para contribuir al control de plagas y cuidado al medio ambiente  
Demostrar la importancia de los instrumentos archivísticos a través de su proceder  
para su correcta aplicación  
Explicar la importancia de los valores para profundizar en el cuidado de los  
documentos y del medio ambiente  
Orientación del seminario integrador para la evaluación final  
Caracterizar los archivos a través de sus funciones para garantizar su mejor uso y  
control de plagas  
Valorar el estilo comunicativo de los directivos y las secretarias a través de los  
elementos esenciales de la actividad archivística para que coexista una mejor  
comunicación  
Demostrar la importancia de los instrumentos de control a través de su proceder para  
su correcta aplicación.  
Explicar el proceder del plan de prevención a través de los elementos básicos que lo  
componen para contribuir a la conservación de los documentos, el control de las  
plagas y el cuidado al medio ambiente  
PROGRAMA DE ASESORÍA  
No  
Tema  
Contenido  
Total  
Horas  
1
Teóricas  
Prácticas  
1
Introducción  
Marco Legal  
Presentación  
del  
curso.  
Sus  
1
-
características e importancia. Bibliografía  
Descripción de los subtítulos  
2
3
1
6
1
1
-
Los documentos Conceptos  
básicos,  
importancia.  
5
y
su Clasificación  
conservación  
Ciclo de vida. Confección del expediente y  
procedimiento para su conservación  
Concepto. Descripción, procedimiento e  
importancia  
4
Los  
8
3
5
instrumentos  
archivísticos  
- 53 -  
Hombre, Ciencia y Tecnología ISNN: 1028-0871 Vol. 29, No. 4, oct-dic, pp. 49-58, 2025  
5
6
7
8
9
Los valores  
Concepto, importancia.  
Aplicación  
2
5
2
2
8
2
1
1
1
2
-
Orientación del Tema, objetivo, preguntas de apoyo,  
seminario orientaciones generales  
Los archivos y Concepto, clasificación, conservación e  
4
1
su conservación  
La  
importancia  
Concepto. Importancia y su aplicación  
1
comunicación  
Los  
Concepto, procedimiento e importancia  
6
2
instrumentos de  
control  
10  
Plan  
de Procedimientos  
3
1
prevención  
-
Total  
-
38  
14  
24  
El programa está en correspondencia con la necesidad que arroja el estado de los  
documentos y los archivos que afectan al medio ambiente.  
Justificación del Programa  
La asesoría es el conjunto de acciones que está en correspondencia con las necesidades  
que arrojan las evaluaciones y diagnósticos realizados. En este sentido la Universidad de  
Guantánamo se dio a la tarea de elaborar este programa.  
Se cuenta con el recurso humano y material para impartir los temas, realizar demostraciones  
y
actividades prácticas, las cuales van a permitir el trabajo diferenciado según nivel de  
asimilación, se cuenta con la bibliografía en soporte digital a través del FTP con acceso a  
todos los que visiten la Universidad de Guantánamo y en formato impreso.  
Fundamentación  
La Gestión Documental involucra todos los procesos asociados al ciclo de vida de los  
documentos, desde su creación o recepción hasta su disposición final. Su implementación  
adecuada y la asesoría a los directivos y secretarias, garantiza que todos los documentos  
mantengan su integridad, accesibilidad, confiabilidad y transparencia; así como la protección  
al medio ambiente.  
- 54 -  
Hombre, Ciencia y Tecnología ISNN: 1028-0871 Vol. 29, No. 4, oct-dic, pp. 49-58, 2025  
En este sentido, al decir documentos se alude a todo escrito que sirve para justificar o  
acreditar la información de la realidad objetiva, se redacta según los requisitos que establece  
la ley utilizando diversos medios (fotografía, escrito, gráficas…), según Manual de  
Procedimientos para el Tratamiento Documental de colectivo de autores.  
El volumen de información que se genera diariamente precisa de la aplicación de la Gestión  
Documental, así como el trabajo en los archivos de gestión y el central, para evitar la  
contaminación de plagas y la pérdida del documento, la digitalización juega un papel  
fundamental ya que contribuye a frenar la tala de árboles, pero no podemos  
documentos impresos.  
excluir los  
Se trabajan los valores, pero se destacan la responsabilidad y la disciplina. Se utilizan los  
métodos didácticos de exposición oral, elaboración conjunta y trabajo independiente. En  
cada tema se combina la exposición oral con la actividad práctica, lo que promueve el  
estudio independiente por parte de los cursistas, estimulando su capacidad de análisis.  
Orientaciones metodológicas por temas  
En el tema no.1 se realizará la presentación de la asesoría, explicando las características del  
mismo, con apoyo de la bibliografía digital.  
En el tema no. 2 se dará a conocer el marco legal a través de un análisis de los subtítulos.  
En el tema no. 3 se desarrollará todo lo que tiene que ver con documentos y su conservación  
desde el mismo momento en que se genera, iniciando con el concepto y dándole tratamiento  
a la protección del medio ambiente y al trabajo en el archivo.  
El tema no. 4 tiene como antecedente los contenidos del 3, para conocer y aplicar los  
instrumentos archivísticos que van a garantizar la conservación y facilidad del trabajo en el  
archivo.  
- 55 -  
Hombre, Ciencia y Tecnología ISNN: 1028-0871 Vol. 29, No. 4, oct-dic, pp. 49-58, 2025  
El tema no. 5 refiere el conocimiento sobre los valores, tema de gran importancia para  
sistematizar los valores inherentes a este trabajo, lo que garantiza un 70 % de la calidad del  
trabajo e integralidad.  
El tema no. 6 refiere a la orientación de la evaluación final donde se comprobará el nivel de  
asimilación de los contenidos impartidos.  
En el tema no.7 se conocerá todo lo referente al local físico donde se va a ubicar el archivo la  
Resolución Ministerial 201 del 2020 es bibliografía básica, así como el manual emitido por el  
CITMA y el plan de prevención se aprenderá al manejo y control de las plagas.  
En el tema no. 8 se pone de manifiesto la relación interdisciplinaria La Comunicación que  
debe ser fluida, teniendo en cuenta la nueva ley de la comunicación.  
En el tema no. 9 se aprenderá a cómo regular la entrada y salida de los documentos a través  
de los instrumentos de control.  
En el tema no.10 los directivos van a estar asesorados acerca de cómo en el plan de  
prevención el tema gestión documental es importante en diferentes momentos, ejemplo, para  
el control de plagas, desastres naturales, protección al personal que labora en los archivos,  
prevención de incendios, entre otros. Según decreto ley 3 y 7 del 2020.  
El programa garantiza que una educación ambiental adecuada, profundizar en los  
conocimientos de la Gestión Documental, ya que existe estrecha relación entre ambas, la  
comunicación garantiza que se comprendan la necesidad de resolver la problemática. El  
siguiente esquema lo demuestra:  
Conservación  
de documento  
Protección al  
Medio Ambiente  
Gestión Documental  
- 56 -  
Hombre, Ciencia y Tecnología ISNN: 1028-0871 Vol. 29, No. 4, oct-dic, pp. 49-58, 2025  
Resultados y discusión  
Los resultados contribuyen a satisfacer las necesidades que tienen los directivos y  
secretarias de conocer el trabajo de la Gestión Documental, como pueden conservar los  
documentos, controlar las plagas y proteger el medio ambiente.  
Al aplicar este programa con el tratamiento psicopedagógico, los cursistas actualizarán sus  
conocimientos con la asimilación del contenido impartido, enriquecerán el vocabulario técnico  
de la profesión, se apropiarán de conocimientos archivísticos actualizados y por lo tanto,  
podrán aplicarlos, consiguiendo la transformación en los archivos de gestión, lo que facilita la  
búsqueda, conservación y la transferencia al archivo central y la protección al medio  
ambiente.  
Al trabajar los valores y el estilo comunicativo se contribuye a elevar la profesionalidad en el  
trabajo, salvando el fondo documental de las instituciones, la memoria histórica de las  
mismas, lográndose el proceso de transferencia y la contribución a la protección del medio  
ambiente.  
Conclusiones  
La aplicación del programa diseñado permitió elevar el nivel de preparación de los directivos  
y secretarias, la aplicación de los procedimientos archivísticos correspondientes, se logró la  
descontaminación de los archivos, y se produjo un cambio en la relación entre el Archivo de  
Gestión y el Central, se garantiza el cuidado de los documentos impresos, se utilizan otras  
vías, independientemente, de la digitalización para la protección al medio ambiente, y se  
contribuye a la preservación de la historia en las instituciones, para las futuras generaciones.  
Bibliografía  
Borrego Alonso, S. (2020). Manual de Procedimientos para la Complementación de la base  
normativa del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de  
Cuba.  
Constitución de la República de Cuba, 10 de abril de 2019. Gaceta Oficial de la República de  
Cuba.  
Del sol Fernández, M. (1987). Introducción a la Archivología Selección de Lecturas.  
- 57 -  
Hombre, Ciencia y Tecnología ISNN: 1028-0871 Vol. 29, No. 4, oct-dic, pp. 49-58, 2025  
Decreto Ley No. 3 de 2020, Del Sistema Nacional de la Gestión Documental y Archivo, 31 de  
julio de 2020. Gaceta Oficial de la República de Cuba. https://www.gacetaoficial.gob.cu  
Decreto Ley No. 7 de 2020, Reglamento del Sistema Nacional de Gestión Documental y  
Archivos de la República de Cuba, 20 de febrero de 2020. Gaceta Oficial de la República  
de Cuba. https://www.gacetaoficial.gob.cu  
Ferriol Marchena, M. (2011). Manual de Procedimientos para el Tratamiento Documental.  
Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente. (2020, 31 de julio). *Resolución 201/20  
de 2020, Lineamientos generales para la conservación de las fuentes documentales de la  
República de Cuba*. Gaceta Oficial de la República de Cuba.  
Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente. (2020, 31 de julio). *Resolución 202/20  
de 2020, Lineamientos generales para la digitalización de las fuentes documentales de la  
República de Cuba*. Gaceta Oficial de la República de Cuba.  
Ministerio de Educación Superior [MES]. (2019). *Instrucción No. 01/2019 de 2019 Manual  
para la Gestión del Posgrado*.  
Ministerio de Educación Superior [MES]. (2022, 27 de mayo). *Resolución No. 47/2022,  
Reglamento organizativo del proceso docente y de dirección del trabajo docente y  
metodológico para las carreras universitarias*. Gaceta Oficial de la República de Cuba.  
https://www.gacetaoficial.gob.cu  
- 58 -